Správa klientů a dokumentů

TaxEdit je program určený především pro daňové poradce, účetní a auditorské firmy. Umožňuje proto nejen vytvořit přiznání, ale také vést databázi libovolného počtu klientů. V databázi jsou evidovány základní informace o klientech, především informace potřebné pro vyplnění přiznání (jako je jméno, adresa, telefon…), ale i některé další potřebné pro daňové poradce (jméno správce daně). U každého klienta jsou rovněž přehledně evidovány veškeré dokumenty vytvořené v TaxEditu. Kromě nich má uživatel možnost importovat do databáze i dokumenty vytvořené libovolným jiným programem, například dopisy psané v textovém editoru. V samostatných databázích je možné evidovat vozidla a nemovitosti klienta a ze zadaných údajů pak automaticky vygenerovat téměř hotová přiznání k dani z nemovitostí a dani silniční.

Databáze má usnadnit práci s dokumenty poplatníků, jejich rychlé vyhledání a zjištění potřebných údajů. K tomu slouží tři základní nástroje:

Zobrazené informace – Přímo v databázovém okně se zobrazují základní informace o klientech a jejich dokumentech (například včetně výše daně vypočtené v dokumentu). Uživatelé mají možnost určit, které sloupce budou v pohledu na databázi viditelné a které nikoliv. Velmi jednoduše lze změnit pořadí sloupců a jejich šířku – v případě změny pořadí stačí chytit levým tlačítkem myši záhlaví sloupce a přetáhnout doleva či doprava. V případě změny šířky je obdobně potřeba stisknout levé tlačítko v mezeře v záhlaví mezi dvěma sloupci a při stisknutém levém tlačítku táhnout doleva či doprava.

Třídění – Záznamy o poplatnících a dokumentech lze v databázi mnoha způsoby třídit tak, aby se zobrazily ve vhodném pořadí. Nejjednoduššího třídění lze dosáhnout kliknutím na záhlaví sloupce – například kliknutí na záhlaví ”Příjmení” způsobí setřídění poplatníků podle jejich příjmení, kliknutí na záhlaví sloupce ”Formulář” setřídí dokumenty podle druhu přiznání. Najít mezi stovkou dokumentů například přiznání k dani silniční pak už není problém.

Filtrování - Filtrování je dalším krokem ke zpřehlednění databáze. Zatímco třídění jen mění pořadí zobrazených záznamů, filtrování umožňuje některé záznamy skrýt, zobrazit jen vybrané. Místo stovky nejrůznějších dokumentů se pak zobrazí například jen přiznání za určitý rok nebo jen určitý druh přiznání. K nejjednoduššímu filtrování slouží tlačítka v panelu nástrojů databáze - tlačítko Období a tlačítko Daně.

Archivní záznamy – Každý záznam v kartotéce je možné označit příznakem Archiv. Takové záznamy pak nejsou běžně zobrazovány, takže pohled na kartotéku je přehlednější. Zobrazení i archivních záznamů dosáhnete stiskem tlačítka na panelu nástrojů. Pohled na archivní záznamy se zapíná v každé kartotéce zvlášť. Hromadně lze příznakem archiv označit záznamy pomocí vícenásobného výběru a funkce Databáze/Výběr TaxEdit nabízí řadu dalších možností pro třídění a filtrování – blíže budou popsány v kapitole o nabídce Databáze.

Po nové instalaci TaxEditu se databáze zobrazují tak, aby nebylo možné měnit údaje zapsané v řádcích. Ke změně údajů o poplatníkovi je nutné vyvolat dialogové okno z nabídky Databáze/Poplatníci/Editace poplatníka. Pokročilí uživatelé mohou toto nastavení změnit a editaci zjednodušit – stačí vypnout volbu Nástroje/Možnosti databáze/Vybraný řádek zvýraznit celý. Jednotlivé buňky v databázi pak lze přepisovat přímo, podobně, jako v tabulkových kalkulátorech (Excel, 602calc apod.). Začínajícím uživatelům naopak nelze tento postup doporučit – omylem změněná cesta k dokumentu totiž povede k nepříjemné skutečnosti, že TaxEdit nebude schopen tento dokument otevřít.